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关于印发黔东南州国资委档案统计移交等制度的通知

黔东南州国资委    发布时间:

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  • 索引号: GZ000001/2015-00331
  • 信息分类: 部门文件
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  • 信息名称: 关于印发黔东南州国资委档案统计移交等制度的通知

委各科室,监事会:

    为切实做好委档案管理工作,经委党委会议研究同意,现将《黔东南州国资委档案统计移交制度》、《黔东南国资委档案保管制度》、《黔东南州国资委档案管理保密制度》、《黔东南国资委档案利用制度》、《黔东南国资委档案鉴定销毁制度》、《黔东南国资委档案人员岗位职责》印发给你们,请遵照执行。

                                                           中共黔东南州国有资产监督

                                                                   管理委员会委员会

                                                                      2015年8月6日

黔东南州国资委档案统计移交制度

一、建立档案、资料的各种统计台帐,及时准确记载和统计室藏档案、资料情况,做到统计数据准确、真实,帐实相符。

二、档案统计台帐的类型:室藏档案总量统计、档案分类(门类、载体、保管期限)统计、基础设施统计、档案人员统计、室藏资料统计、提供利用档案统计、检索工具统计等。

三、按照要求及时向主管部门和档案行政管理部门报送档案工作报表。

四、根据《中华人民共和国档案法》的规定,按照州档案局、馆的统一安排,向州档案馆移交规定范围并符合案卷质量标准的档案及其他相关资料。

五、档案人员调离工作岗位,必须办理移交手续,交接双方应根据移交目录清点核对,并在交接清单上签字盖章。遇有“帐实不符”的情况,应查明原因、分清责任、及时处理。

黔东南州国资委档案保管制度

一、严格执行“集中统一管理”的档案工作基本原则。

二、档案人员应科学管理档案,非档案管理人员不得进入档案库房。

三、档案人员要严格定对借阅、复制、阅览档案进行登记,并负责监督使档案保持完好无损,防止遗失。

四、按照规范对各种门类和载体的档案排列入柜。档案柜架排放整齐,编制《档案资料存放标示表》或其他指引标记。

五、档案库房和档案柜架适宜档案的安全保管,配备“八防”设备,档案人员按照规定经常维护和正确使用。

六、节假日和重大事件发生等前后必须对档案库房进行防火、防盗等“八防”安全检查并作好各项检查记录;坚持每周4次以上的库房温度、湿度测记,并对不在14℃—24℃温度、45%—60%相对湿度范围的库房温湿度进行调控;保持库房清洁卫生,努力做到一尘不染。

黔东南州国资委档案管理保密制度

一、严格执行《中华人民共和国档案法》,确保档案的完整与安全。

二、档案文件密级的界定、变更、解密,必须严格执行国家相关规定。

三、保密档案应存放在保密设施较好的箱柜中,落实“铁门、铁窗、铁柜”,做到万无一失。

四、凡到档案室借阅档案资料者,必须严格履行借阅手续。本单位工作人员因工作需要查阅保密档案的,在征得办公室负责人同意后,报分管办公室的委领导批准,方可查阅。机密档案概不外借。

五、档案管理工作人员要加强安全保密工作责任,做到知密不泄密。

六、未经委领导批准,不得擅自复印保密档案的内容。

七、非档案管理工作人员,严禁进入档案库房。

八、重大节假日,档案管理工作人员要对各项安全防范措施进行全面检查,发现安全隐患要及时向分管领导报告,确保档案的完整与安全。

九、凡需销毁的档案,必须登记造册,报经档案鉴定小组审查、主管领导批准后方可销毁。

黔东南州国资委档案利用制度

一、凡查阅档案者,都应当如实填写包括查阅目录在内的《档案利用登记表》。

二、本单位人员因工作需要查阅档案按以下规定办理:

1、查阅一般的档案,需经科室负责人和办公室负责人同意;

2、查阅党委会议记录、党政联席会议记录、办公会议记录、有关控制数字等需要保密的档案,还必须经过分管档案工作的领导或单位主要领导批准,经同意后方可查阅。

三、其他单位人员因工作需要查阅档案,查阅者须持单位介绍信并经科室负责人、办公室负责人以及分管档案工作的领导(或视情况由主要领导)同意后方可查阅。

四、档案的利用一般于工作时间内在阅览室进行。如遇特殊情况需要借出利用档案时,必须经过分管档案工作的领导(或视情况由主要领导)同意。档案借阅时间不得超过3天,确实需要继续利用的,应当重新办理借阅手续。

五、查(借)阅档案人员,不得擅自摘抄、复印、照相、翻拍档案或借给他人;不得擅自公布档案内容;不得在档案上圈点、勾划、作记号,更不得损毁档案;不得有其他有可能造成档案损毁的行为。违者将依法追究当事人责任。

六、档案人员要主动热情提供档案利用服务,对归还的档案必须进行卷数、页数等项目的安全检查,发现问题,及时汇报解决。

黔东南州国资委档案鉴定销毁制度

一、根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,准确地确定档案的保存价值。

二、机关档案管理工作领导小组,全面负责本单位档案鉴定销毁工作。办公室负责组织协调,档案人员按照职责对会计档案、业务档案的进行科学合理鉴定,并亲自参与销毁工作。

三、鉴定档案的价值要根据各种门类和载体档案的《保管期限表》和《归档与不归档范围表》等规定进行。

四、档案鉴定工作采用由鉴定人员对案卷逐卷逐件分析、研究的方法进行,写出鉴定销毁工作建议,提出存毁意见,交由档案管理工作领导小组审查决定。

五、需要销毁的档案,编制销毁清册,经主管领导批准后方可销毁。

六、销毁档案应有二人以上人员在场监销,并在销毁清册上签字,注明销毁时间、地点和方法。及时对档案鉴定销毁工作进行总结。

黔东南州国资委档案人员岗位职责

一、学习宣传贯彻落实《中华人民共和国档案法》等档案法律法规,严格执行档案工作有关标准、规范。

二、建立、完善并严格执行各项档案管理制度,确保档案的齐全完整、整理规范、有效利用。

三、对所属单位内的档案工作提出管理办法、监督指导建议,具体负责监督、指导本单位各种门类和载体的文件归档以及归档检查验收和归档后的统一编目工作,促进档案的收集、整理、鉴定统计、编目与检索、编辑与研究、保管利用、合理销毁等项业务健康发展。

四、做好防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光、防高温等档案防护工作。

五、学习和掌握档案业务知识和专业技术,不断更新观念,积极应用档案管理新技术、新方法,逐步提高档案管理工作规范化、科学化、现代化水平。

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