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关于印发黔东南州国资委机关文书档案管理制度的通知

黔东南州国资委    发布时间:

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  • 索引号: GZ000001/2015-00329
  • 信息分类: 部门文件
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  • 信息名称: 关于印发黔东南州国资委机关文书档案管理制度的通知

委各科室,监事会:

    为切实做好委档案管理工作,经委党委会议研究同意,现将《黔东南州国资委机关文书档案管理制度》印发给你们,请遵照执行。

 

 

 

                             中共黔东南州国有资产监督

管理委员会委员会

201586

 

 

 

黔东南州国资委机关文书档案管理制度

 

第一章   

第一条  为加强对委机关档案的管理、收集和整理工作,有效地保护和利用档案,实现档案管理制度化、规范化、标准化,提高档案现代化管理水平和服务水平,根据《中华人民共和国档案法》及州档案局关于档案管理工作的有关规定,结合我委工作实际,制定本制度。

第二条  本制度中所指的档案是州国资委在各项工作中形成的全部档案的总和,包括文书档案、会计财务档案、照片档案、实物档案、音像档案等。

企业领导人员和机关干部职工档案的管理办法另行规定。

第三条  档案工作是州国资委行政管理基础工作的组成部分,各科室必须高度重视,明确专人负责本科室档案管理和立卷工作。

第四条  州国资委办公室归口管理档案工作,并设档案室,明确专人负责文书档案工作。档案管理人员的主要职责是:

()对州国资委各类档案实行集中统一管理,协助、督促科室内勤人员搞好文书处理和立卷归档工作,进行指导和监督;

()负责管理州国资委的全部档案,积极提供利用,为州国资委机关各项工作服务。

第二章  档案的整理与保管

第五条  文件材料归档范围

凡工作中形成的、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围:

()上级机关的文件材料,包括:上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料;上级机关制发的属于州国资委主管业务并要贯彻执行的文件,以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件;代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本;上级机关转发本机关的文件。

()州国资委文件材料,包括:州国资委召开的有关会议文件材料,含通知、日程、名单、主持词、领导讲话、交流材料、典型发言等;党委会议、书记会议、党政联席会议、主任办公会议及其他重要专题会议的纪要、记录;重要文稿资料,含州国资委制发的(包括转发及与其他机关联合制发的)正式文件的签发稿、印制稿和重要文件的修改稿;州国资委工作总结、要点、报告;州国资委的请示与上级机关的批复,下级单位的请示、报告和州国资委的批复、批示文件;州国资委内部机构设置、撤并、更改名称、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信文件材料;州国资委机关组织沿革、大事记、编辑出版物的定稿、样本;州国资委机关检查下级单位工作、调查研究形成的重要文件材料;下级单位报送的备案文件等。

()州国资委重要会议、重大工作、重要活动中形成的、有纪念意义和凭证性的实物、照片、声像资料。

()州国资委组织和干部工作中形成的文件材料,包括:干部考察和任免的所有文件材料;州国资委机关办理的干部职工调配、转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根;州国资委机关办理的关于出国考察、学习、探亲等审批手续;州国资委机关干部职工名册、党员名册、党内统计报表和统计分析资料;州国资委机关干部职工录用、转正、定级、调资、退职、退休、抚恤、死亡等工作及干部职工奖惩等文件材料。

()国资监管工作中形成的有关文件材料,包括:本机关以出资人或股东身份与有关单位签订的各种合同、协议书等法律文书;监管企业清产核资、产权登记、资产评估等工作中形成的财务报表、评估报告、审计报告等文件材料;本机关汇总的财务统计报表及统计分析材料。

()其他文件材料,包括:内容重要的群众来信来访、领导关于群众来信来访的批示和本机关处理群众来信来访形成的记录、调查处理报告、统计分析材料等;本机关财产、物资、档案等交接凭证、清册;本机关形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料。

第六条  各科室在工作中办理完毕的文件材料,在立卷归档前,应及时交本科室负责内勤工作的同志分类保管,并用铁质文件柜专柜存放。

第七条  归档的文件材料应按照年度——组织机构或问题进行分类立卷,密不可分的文件材料应依次排列在一起,如批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;印制稿在前,签发稿在后。

归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示和批复,放在批复年立卷。

第八条  立卷档案的分类和密级确定,按州国资委机关保密工作规定执行。

第九条  各类文件材料一般归档一式一份。卷内文件材料要按照排列顺序,依次在每页正面右上角编写页码。每个案卷必须按规定的格式填写“归档文件目录”和“备考表”。案卷标题要简明、确切地反映卷内文件材料内容,一般包括作者(机关或个人)、内容和名称,不要随意更改和简化。抄写要工整,字迹清楚,一律用钢笔或墨笔,不得用圆珠笔、铅笔,也可直接使用计算机打印目录。去掉金属装订,以利长期保存。

各科室在立卷时,应及时与办公室联系,由专职档案管理人员进行业务指导。

第十条  对国家规定的应当立卷归档的档案材料,各科室应在次年6月底前立卷完毕,向机关档案室移交,任何个人不得据为己有。归档时必须填写归档清单,交接双方都应在归档清单上签字。

机关档案室保存的档案,按有关规定向州档案馆移交并办理移交手续。

第十一条  档案室对接收的档案资料应及时进行检查、整理、分类、编号、登记等工作,以便于档案的管理和利用。

第十二条  档案室要配备必要的设施设备,采取切实可行的措施做好“八防三无”,即防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光、防高温;无虫蛀、无霉变、无差错。定期对库藏档案进行清理核对工作,经常保持架、柜案卷清洁。

第十三条  州国资委办公室定期对我委到期档案进行鉴定与销毁。销毁档案应当编制清册,逐卷登记,保存卷内目录,送有关委领导批准。

销毁档案要有二人以上监销,监销人要在销毁清册上签字。

第十四条  档案室要认真做好委机关档案统计工作,准确编制档案工作情况统计年报及时上报有关部门。

第三章  档案的利用

第十五条  档案管理人员要熟悉各类档案的情况,做好编制《案卷目录》工作,并根据需要编制档案目录卡片或专题文件目录等,积极做好提供利用工作。

第十六条  州国资委各科室查阅文书档案,科室经办人应填写《查阅档案登记表》,履行有关手续。查阅密级文件及党委会议纪要。须经委领导批准并办理有关手续;查阅一般文书档案,应经办公室主任同意并办理有关手续。外单位查阅还需持单位介绍信。

第十七条  州国资委各科室借阅文书档案,科室经办人应填写《借阅档案登记表》,并按查阅审批权限,经批准后方可借阅,用毕应及时归还。借用期间,不准将文书档案带离办公室。借用时间一般不得超过3天,如因工作需要继续借用的,应重新办理借用手续。对借用的文书档案,档案管理人员要及时催还。严禁外单位人员借用文书档案。

第十八条  ()阅文书档案必须严格遵守有关纪律,不准涂改、抽取、撤换档案材料;不准拆散、圈划、污损档案材料,防止缺损、丢失、泄密等事故发生。因工作需要复印、抄录档案材料,须经办公室主任同意。机密、绝密档案材料一律不准复印和抄录。

第四章  法律责任

第十九条  有下列行为之一的,对直接责任人员和有关人员给予通报批评或依法给予行政处分;构成犯罪的,由有关部门依法追究刑事责任;

(一)损毁、丢失档案的;

(二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的;

(五)故意不按规定归档或者不按期移交档案的;

(六)明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;

(七)档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的;

(八)在档案使用、保管过程中泄密的。

第五章  附则

第二十条  本制度由州国资委办公室负责解释。

第二十一条  本制度自印发之日起执行,若与上级机关规定不符时,以上级机关规定为准。

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